A Metodologia da Gestão de Processos aplicada no Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO) é uma abordagem estruturada que visa aperfeiçoar a execução dos procedimentos internos, proporcionando maior eficiência, transparência e acessibilidade nos serviços prestados à sociedade. Fundamentada no conceito de Business Process Management (BPM), a metodologia abrange a identificação, desenho, execução, monitoramento e otimização contínua dos processos organizacionais, sempre alinhada à estratégia institucional.
Cultura de Processo
A “cultura de processo” é um conceito central nesta metodologia, que envolve a compreensão, comunicação e visibilidade dos processos de negócios por todos os colaboradores da organização. Baseada nos princípios do BPM, definidos pela organização internacional Object Management Group (OMG), e na notação BPMN (Business Process Model and Notation), esta cultura promove um entendimento comum dos processos e suas interações, assegurando que todos os envolvidos, desde magistrados até servidores e estagiários, estejam alinhados com os objetivos institucionais.
Objetivos e Benefícios
O principal objetivo da metodologia de Gestão de Processos no TJGO é melhorar a execução dos procedimentos, alcançando as melhores práticas e elevando a qualidade dos serviços prestados aos cidadãos. A implementação dessa metodologia representa uma mudança significativa, ao definir resultados transparentes, documentar abordagens, avaliar constantemente o desempenho e tomar decisões com base em dados, além de padronizar as atividades e tarefas realizadas.
Ciclo de Vida do BPM
Fonte: Coordenadoria de Acompanhamento e Controle.
A metodologia segue um ciclo contínuo de atividades integradas, que inclui:
- Planejamento e estratégia;
- Análise de processos de negócio;
- Desenho e modelagem de processos;
- Implantação de processos;
- Monitoramento e controle;
- Refinamento de processos.
Essas etapas são influenciadas pela missão, visão de futuro e valores institucionais do TJGO, garantindo que os processos estejam sempre em evolução e alinhados às diretrizes estratégicas.
Ferramentas e Notação
Para apoiar a modelagem de processos, o TJGO utiliza o Bizagi Modeler, uma ferramenta que permite criar, documentar e analisar processos de forma intuitiva e colaborativa, utilizando a notação BPMN. Essa notação gráfica facilita a comunicação entre os participantes e simplifica a análise e otimização dos processos, contribuindo para uma maior eficiência e eficácia operacional.
Diagrama de processo “AS IS”
Fonte: Coordenadoria de Acompanhamento e Controle.
A expressão "AS IS" é utilizada em gestão de processos para descrever o estado atual de um processo ou sistema, ou seja, como ele funciona na prática no momento, sem nenhuma modificação ou melhoria. É realizada uma entrevista inicial para entender um processo, são coletadas informações sobre como as atividades, tarefas e fluxos de trabalho são conduzidos atualmente. A partir dessas informações, é criado um desenho ou mapa do fluxo do processo. Esse primeiro desenho é o "AS IS". Ele serve para documentar e visualizar como o processo está sendo executado no presente, com todas as suas falhas, ineficiências e pontos fortes.
O "AS IS" é o ponto de partida para qualquer análise de processos. Ele permite identificar onde estão os problemas ou as oportunidades de melhoria, que serão posteriormente trabalhadas em um modelo "TO BE".
Diagrama de processo "TO BE"
Fonte: Coordenadoria de Acompanhamento e Controle.
Fonte: Coordenadoria de Acompanhamento e Controle.
O mapeamento de processos consiste em identificar a sequência lógica das atividades que compõem um processo, juntamente com outros elementos que interagem no fluxo de trabalho. Seus principais propósitos incluem a compreensão e aprimoramento dos processos, a eliminação de falhas e a manutenção do foco nas atividades que acrescentam valor ao cliente identificando os objetivos do processo, suas entradas, saídas, fornecedores e outros componentes relevantes. O fluxograma tem o propósito de identificar tanto o fluxo real das atividades quanto o fluxo ideal, utilizando uma notação padronizada, o BPMN.
Com isso em mente, a Diretoria de Planejamento e Inovação, em parceria com a Coordenadoria de Acompanhamento e Controle, desenvolveu um guia passo a passo para a utilização da ferramenta Bizagi Modeler 3.7.243. Esse guia, integrado à metodologia de gestão de processos, foi criado para auxiliar as unidades do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO) no início do mapeamento de seus processos e na criação dos fluxogramas correspondentes.
Acesse a íntegra da metodologia
Comprometimento e Participação
O sucesso da metodologia de Gestão de Processos no TJGO depende do comprometimento e da participação ativa de todos os servidores(ras). Somente assim será possível desenvolver e implementar processos eficientes, reduzir custos operacionais, promover um ambiente de trabalho colaborativo e integrar tecnologias de forma eficaz, resultando em uma instituição moderna, eficiente e centrada no cidadão.
