Conforme a ISO 9001:2015, a gestão da informação documentada é um elemento essencial para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). A norma requer ao TJGO a manutenção e controle das informações documentadas necessárias para garantir a eficácia e consistência dos processos de trabalho.

Principais aspectos:

1. Definição de Informação Documentada: A ISO 9001:2015 registra o termo “informação documentada” para se referir a documentos e registros mantidos em qualquer formato (físico ou digital);
2. Requisitos de Controle: A norma estabelece requisitos para o controle da informação documentada:

1. Identificação: Os documentos devem ser identificados adequadamente, devendo constar o título, unidade autora, data e versão);
2. Disponibilidade e adequação: Os documentos precisam estar disponíveis e acessíveis para os colaboradores do TJGO;
3. Proteção: Requer proteger as informações documentadas contra perda de confidencialidade e uso indevido;
4. Distribuição, Acesso e Recuperação: Controle rigoroso de quem pode acessar, distribuir e recuperar documentos;
5. Armazenamento e Preservação: Aplicar aos documentos as disposições previstas para evitar deteriorização ou perdas;
6. Retenção e Disposição: Definir o tempo de retenção dos documentos pela Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos para assegurar que os documentos sejam armazenados ou descartados adequadamente.


3. Ciclo de Vida da Documentação: A ISO 9001:2015 sugere a criação do ciclo de vida dos documentos:

1. Criação: Vinculada a necessidade do documento;
2. Revisão: Verificação e aprovação dos documentos para precisão na aplicação e conformidade com a norma;
3. Manutenção: Atualizações regulares para refletir mudanças nos processo;
4. Distribuição: Assegurar que as versões atualizadas sejam acessíveis a todos os colaboradores;
5. Armazenamento: Preservação da documentação no diretório institucional na rede do TJGO para fácil recuperação;
6. Descarte: Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos para a remoção controlada de documentos obsoletos da rede do TJGO.


4. Documentos e Registros: Os documentos podem ser decretos ou portarias com instruções, procedimentos ou manuais que orientam o trabalho. Os registros são constituídos por evidências que comprovam que as atividades foram realizadas conforme planejado;
5. Melhoria Contínua: A informação documentada deve ser revista e controlada registrando a melhoria contínua dentro do TJGO, permitindo ajustes baseados em evidências e resultados.

A Gestão da Informação Documentada garante que o controle de qualidade seja consistente e que as decisões sejam baseadas em dados confiáveis devidamente registrados.

Fluxo do gerenciamento de informação documentada no TJGO.

Dessa forma, toda documentação retida deve ser aprovada pelo Comitê de Gestão da Qualidade, antes de ser publicada pela Unidade de Gestão Documental (UGD). Após a aprovação, caso haja necessidade de revisão, serão realizadas as seguintes etapas:

1ª Etapa: Enviar a proposta de revisão para o Comitê de Gestão da Qualidade através de PROAD
2ª Etapa: Após o recebimento da proposta, o Comitê encaminhará para a Diretoria de Planejamento e Inovação (DPI) avaliar se a proposta de revisão está de acordo com os requisitos do SGQ.
3ª Etapa: Caso esteja de acordo, a DPI encaminhará para o Comitê aprovar a revisão. Caso não esteja, a DPI devolverá para a unidade solicitante providenciar os ajustes apontados
4ª Etapa: Após a aprovação pelo Comitê, o PROAD será encaminhado à UGD para controle de revisão e publicação da documentação revisada.