No SGQ do TJGO são utilizados sistemas, gestão de processos, Procedimentos Operacionais Padrão (POP), normativos e análises críticas como recursos para assegurar resultados válidos e confiáveis. A organização retém informações documentadas apropriadas, tais como atas, relatórios e análises, que servem como evidência de conformidade, promovendo uma base sólida para a tomada de decisões e a melhoria contínua.

Nota 1: Todos os documentos de origem externa, necessários para o planejamento e operação do SGQ, são devidamente identificados nos procedimentos operacionais das áreas que compõem o TJGO no campo específico “Documentos de Referência”, podendo ainda estarem mencionados ao longo do processo. Devemos destacar que tais documentos são públicos, desde que sejam de propriedade e controle do Tribunal, para consulta de todos as partes interessadas conforme necessidade. 

Nota 2: Não são considerados documentos controlados qualquer tipo de documento do SGQ impresso, sejam estes de origem externa ou interna, considerando assim as versões válidas apenas eletrônicas. Os Certificados de conformidade da norma, normas técnicas, manual de uso da marca, são controlados conforme versionamento e datas de vencimento, em suas áreas responsáveis. Os relatórios de auditoria externa são armazenados em arquivo eletrônico em pasta específica na rede.

Nota 3: O controle, a revisão e a atualização do versionamento das legislações são garantidas pela consulta aos sites oficiais do governo quanto à legislação de referência conforme a hierarquia dos entes federativos.

NOTA 4: A numeração de versão de um documento somente será alterada após aprovação da nova versão do documento pelo Comitê Gestor da Qualidade.

Criação e atualização de informação documentada

A criação e atualização da informação documentada se inicia na área demandante ao apresentar, à Unidade de Gestão Documental (UGD), a proposta de criação, descrição e o formato da documentação, quais sejam, Manuais ou POPs. A proposta deverá conter o documento e a sua justificativa para a criação e/ou alteração, se for o caso.

Controle de informação documentada

O controle da informação documentada é estabelecido e mantido pela Unidade de Gestão Documental (UGD), conforme descrito no POP - Gerenciamento da Informação Documentada. A UGD preenche a Planilha de Controle da Criação ou Alteração de Documentos e disponibiliza para consulta pública por meio do Portal de Gestão da Qualidade.

Gerenciamento de informação documentada

A informação documentada é gerenciada seguindo o fluxo abaixo: