Os Modelos e Formulários no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO) desempenham um papel fundamental na padronização das atividades, garantindo que as informações sejam coletadas, processadas e arquivadas de maneira consistente e eficiente. Eles facilitam a execução de procedimentos, assegurando que todas as etapas sejam cumpridas conforme os padrões estabelecidos, contribuindo para a qualidade e a eficiência dos processos judiciais e administrativos.

Principais Modelos e Formulários no SGQ do TJGO

1. Formulário de Registro de Não Conformidade:

• Utilizado para documentar qualquer desvio dos procedimentos estabelecidos que possa comprometer a qualidade dos processos ou serviços, ao identificar, registrar e analisar as não conformidades para implementar ações corretivas e preventivas, contendo a data, descrição da não conformidade, unidade envolvida, responsável pela análise, ações corretivas recomendadas.

2. Formulário para Mapeamento de Fluxo de Processo (Desenho ou Redesenho):

• Utilizado para mapear e redesenhar fluxos de processos, assegurando que sejam eficientes e alinhados aos objetivos organizacionais.

• Subitens Incluídos:

  • 2.1. Roteiro de Entrevista para Detalhamento de Processo;

  • 2.2. Esboço Preliminar do Fluxo de Processo;

  • 2.3. Informações Complementares;

  • 2.4. Levantamento de Indicadores;

  • 2.5. Cronograma de Trabalho.

3. Manual para Utilização da Ferramenta BIZAGI MODELER 3.7.243:

• Guia prático para a utilização do BIZAGI MODELER na modelagem de processos, garantindo que os servidores utilizem a ferramenta de forma eficiente.

4. Lista Mestra:

• Documento que controla a distribuição e revisão dos documentos dentro do SGQ, assegurando que todos os envolvidos utilizem as versões mais atualizadas.

5. Modelo de Plano de Ação:

• Template utilizado para planejar e documentar ações necessárias para corrigir problemas, implementar melhorias ou atender a metas específicas. O Plano de Ação visa garantir que todas as ações sejam bem planejadas, atribuídas a responsáveis, e acompanhadas para assegurar sua efetiva implementação.

  5.1 Ação: O que será realizado, ou seja, qual é o objetivo, meta ou tarefa a ser cumprida.

  5.2 Resultado Esperado: Justificativa do projeto/ação. Elencar as razões para a proposição da ação.

  5.3 Como: Descrever como as ações serão desenvolvidas para alcançar as metas.

  5.4 Quando: Início, data prevista para o início da ação. E o Término, data prevista para a conclusão da ação.

  5.5 Realizado: Informe o percentual de execução dessa ação.

  5.6 Novo Prazo: Foi estabelecido um novo prazo? Se sim, qual é?

  5.7 Custo: Qual o custo estimado para essa ação?

  5.8 Responsável: Cada ação precisa ter um responsável.

6. Solicitação do Serviço de Melhoria e Inovação de Processos:

• 6.1 Procedimento para solicitar a modelagem (mapeamento e redesenho) de processos através do sistema Processo Administrativo Digital (PROAD).

• 6.2 Passos Incluídos:

  • Acesse o sistema PROAD utilizando suas credenciais de usuário.

  • Selecione o assunto "Serviços de Melhoria e Inovação de Processos de Trabalho";

  • Preencha o Formulário para Mapeamento de Fluxo de Processo (Desenho ou Redesenho), detalhando a melhoria, objetivos e áreas envolvidas;

  • Anexe informações adicionais relevantes (leis, provimentos, decretos ou portarias);

  • Revise as informações e proceda à autuação do processo com ANDAMENTO.

7. Avaliação de Reação das Capacitações:

• Utilizado para avaliar a eficácia dos treinamentos oferecidos aos servidores, coletando feedback sobre o conteúdo, desempenho do instrutor, aplicabilidade do conhecimento adquirido e sugestões de melhoria. Acesse aqui.

8. Plano Anual de Auditoria:

• O Plano Anual de Auditoria (PAA) é elaborado anualmente em consonância com as orientações constantes da Resolução nº 309/2020 do Conselho Nacional de Justiça. Os planos anuais estão alinhados ao Plano de Auditoria de Longo Prazo e visa elencar as principais ações que serão desenvolvidas pela Diretoria de Auditoria Interna no exercício em referência. A partir do (PAA) são elaborados os Relatórios Anuais de Auditoria que constitui documento formal para reportar os resultados de uma auditoria, incluindo conformidades e não conformidades identificadas com o objetivo de fornecer um registro detalhado das descobertas da auditoria, servindo como base para ações corretivas e preventivas. 

• IA-CM (Internal Audit Capability Model), consiste em um Modelo de Capacidade de Auditoria Interna voltada para o setor público, desenvolvida pelo Instituto de Auditores Internos (IIA) em parceria com o Banco Mundial. O IA_CM funciona como um roteiro detalhado para desenvolver a capacidade de auditar de uma organização, visto que o IA-CM mostra com precisão os passos para evoluir e mensurar a capacidade de auditoria interna. Essa ferramenta utilizada durante auditorias internas para garantir que todas as áreas e procedimentos sejam revisados conforme os critérios estabelecidos com o objetivo de facilitar a condução de auditorias internas, assegurando que todos os aspectos do SGQ sejam avaliados de forma consistente.

9. Avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão:

• Ferramenta para coletar a opinião dos usuários dos serviços do TJGO, permitindo a avaliação da satisfação e a identificação de áreas de melhoria com o objetivo de promover a melhoria contínua dos serviços oferecidos pelo tribunal. Acesse aqui.

10. Modelo de Relatório de Melhoria Contínua:

• Utilizado para documentar as iniciativas de melhoria contínua realizadas no âmbito do SGQ com o objetivo de registrar as melhorias implementadas, avaliar seu impacto e compartilhar boas práticas dentro da organização contendo a descrição da melhoria, responsáveis, data de implementação, resultados obtidos, lições aprendidas.

Esses modelos e formulários são fundamentais para assegurar que as atividades do SGQ no TJGO sejam realizadas de maneira padronizada, eficiente e em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos, contribuindo para a melhoria contínua e a excelência dos serviços prestados.