Manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) são ferramentas essenciais para garantir a padronização, eficiência e qualidade dos processos dentro de uma organização, como o Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO). Eles servem como referências claras e detalhadas para a execução das atividades diárias, assegurando que todas as operações sejam realizadas de forma consistente e conforme os padrões estabelecidos.
Os manuais no SGQ são documentos abrangentes que descrevem as diretrizes, políticas e procedimentos de qualidade adotados pela organização. Eles fornecem uma visão geral do SGQ, incluindo os objetivos, responsabilidades, e a estrutura necessária para garantir a qualidade nos processos. O principal objetivo dos manuais é garantir que todos os envolvidos compreendam as práticas de gestão da qualidade e saibam como aplicá-las em suas atividades diárias. Eles servem como uma base de conhecimento para a implementação e manutenção do SGQ.
Conteúdo Típico de um Manual:
- Política de Qualidade: Declaração dos princípios e compromissos da organização em relação à qualidade;
- Estrutura Organizacional: Descrição das responsabilidades e funções de cada unidade ou departamento dentro do SGQ;
- Processos Chave: Identificação dos principais processos que compõem o SGQ, com uma visão geral de como eles são geridos;
- Metodologias e Ferramentas: Explicação das metodologias e ferramentas utilizadas para garantir a qualidade, como auditorias internas, controle de documentos e gestão de não conformidades.
Manual de Gestão da Qualidade:
O Manual de Gestão da Qualidade condensa as informações relativas ao funcionamento do SGQ do TJGO, com enfoque na aderência aos requisitos das Normas NBR ISO 9001:2015. O Manual do SGQ está estruturado conforme os documentos de referência elencados, de modo a explicitar como o SGQ do TJGO incorporou os requisitos da NBR de referência.
Outros Manuais:
Os Manuais a seguir precedem a implantação do Sistema de Gestão da Qualidade e a publicação da Metodologia de Gestão de Processos no âmbito do TJGO
- Manual de Procedimentos de Auditoria e Consultoria;
- Manual de Procedimentos dos CEJUSC'S;
- Cartilha de Manutenção Predial;
- Manual do Procedimento de Descarte de Docs. Judiciais de Autos Findos;
- Manual do Protocolo Administrativo;
- Manual da Secretaria Executiva;
- Dúvidas em TI?;
- Orientações Rede Sem Fio WiFi;
- Manual de Procedimentos de Audiência de Custódia;
- Manual de Procedimentos Internos - Diretoria do Foro;
- Roteiro Prático de Tribunal do Júri;
- Manual de Execução Fiscal - Gestão e Prática;
- Cartilha do Motorista TJGO;
- Manual Prático Cível;
- Manual Prático Criminal;
- Manual de Cadastramento INFOJUD;
- Manual de Procedimentos para Cálculos Judiciais e Custas Processuais do TJGO;
- Metodologia de Gestão de Processos;
- Alteração do Responsável Patrimonial - Comarcas do Interior;
- Alteração do Responsável Patrimonial - Goiânia;
- Orientações sobre o envio da situação patrimonial de acordo com o Decreto Judiciário Nº 728_2014;
- Orientações sobre retirada-devolução de equipamentos - Home Office;
- Passo a Passo - Devolução de Bens;
- Solicitação de Mobiliários e Equipamentos;
- Manual de Procedimentos de Audiência de Custódia;
- Manual de Procedimentos Internos - Diretoria do Foro;
- Roteiro Prático de Tribunal do Júri.
Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
Os POPs são documentos que fornecem instruções detalhadas e específicas sobre como realizar tarefas ou atividades dentro do SGQ. Eles descrevem passo a passo as operações a serem seguidas para garantir que cada tarefa seja executada de forma consistente e conforme os padrões de qualidade estabelecidos. O objetivo dos POPs é padronizar a execução das tarefas, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de maneira uniforme, eficiente e conforme as normas de qualidade. Isso ajuda a minimizar erros, aumentar a produtividade e assegurar a conformidade com os requisitos regulatórios.
Conteúdo Típico de um POP:
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Serviço:
- Identifica o serviço ou a atividade específica que o POP abrange. Pode incluir o nome do serviço e uma breve descrição de sua natureza.
- Exemplo: "Protocolo de Documentos Judiciais"
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Objetivo:
- Define o propósito do POP, explicando o que se pretende alcançar com a padronização do procedimento.
- Exemplo: "Garantir a uniformidade e eficiência no protocolo de documentos judiciais, assegurando que todos os procedimentos sejam realizados de acordo com as normas estabelecidas."
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Unidade Responsável:
- Especifica a unidade ou departamento responsável pela execução e manutenção do POP.
- Exemplo: "Gestão Documental"
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Siglas:
- Lista as siglas utilizadas no POP, junto com seus significados, para garantir a clareza e a compreensão do documento.
- Exemplo: "Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ou Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO)"
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Normativa:
- Referencia as normas, regulamentos ou diretrizes que fundamentam e orientam a execução do procedimento descrito no POP.
- Exemplo: "Resolução nº xxx/202x - Normas para o Protocolo de Documentos Judiciais"
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Descrição do Procedimento:
- Detalha passo a passo como o procedimento deve ser realizado, incluindo as atividades, responsáveis, prazos, e qualquer outro detalhe relevante para a correta execução do serviço.
- Exemplo:
- Recebimento do Documento: Verificar a conformidade com os requisitos básicos;
- Registro no Sistema: Inserir os dados no sistema de gestão documental;
- Encaminhamento: Direcionar o documento para a unidade competente;
- Arquivamento: Digitalizar e arquivar o documento conforme os padrões estabelecidos.
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Gestor do Processo:
- Indica o responsável pelo monitoramento e atualização do POP, assegurando que o procedimento seja seguido corretamente e revisado conforme necessário.
- Exemplo: "Coordenador de Gestão Documental"
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Sistemas Utilizados:
- Descrição: Lista os sistemas de informação e ferramentas tecnológicas que são necessários para a execução do procedimento.
- Exemplo: "Sistema de Gestão Documental (SGD), Processo Administrativo Digital (PROAD) ou Processo Judicial Digital (Projudi)"
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Anexos:
- Inclui documentos complementares que auxiliam na compreensão e execução do POP:
- Fluxo de Processo (AS IS ou TO BE): Diagrama que representa o processo atual (AS IS) ou o processo desejado (TO BE);
- Metodologia de Trabalho: Detalhamento das técnicas e práticas recomendadas para a execução do procedimento;
- Manual de Procedimentos: Guia detalhado que acompanha o POP e oferece uma visão mais completa dos procedimentos envolvidos.
- Exemplo: "Anexo 1: Fluxograma do Processo de Protocolo de Documentos"
- Inclui documentos complementares que auxiliam na compreensão e execução do POP:
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Validação:
- Inclui a data de aprovação do POP e a assinatura do responsável pela validação, confirmando que o procedimento está correto e pronto para ser implementado;
- Exemplo: "Aprovado em 10/08/2023 pelo Comitê de Gestão da Qualidade (Comitê SGQ)".
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Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) relacionados ao SGQ (Escopo: Aquisição de bens móveis de uso permanente e materiais de consumo geridos pela Divisão de Material e Patrimônio)
Gerir Aquisições - Elaboração do DODGerir Aquisições - Elaboração do TR
Gerir Aquisições - Elaboração do ETP
Gerir Aquisições - Gestão de Fornecedores
Gestão de Equipamentos de Precisão