Manuais e Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) são ferramentas essenciais para garantir a padronização, eficiência e qualidade dos processos dentro de uma organização, como o Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO). Eles servem como referências claras e detalhadas para a execução das atividades diárias, assegurando que todas as operações sejam realizadas de forma consistente e conforme os padrões estabelecidos.
Os manuais no SGQ são documentos abrangentes que descrevem as diretrizes, políticas e procedimentos de qualidade adotados pela organização. Eles fornecem uma visão geral do SGQ, incluindo os objetivos, responsabilidades, e a estrutura necessária para garantir a qualidade nos processos. O principal objetivo dos manuais é garantir que todos os envolvidos compreendam as práticas de gestão da qualidade e saibam como aplicá-las em suas atividades diárias. Eles servem como uma base de conhecimento para a implementação e manutenção do SGQ.
Conteúdo Típico de um Manual:
- Política de Qualidade: Declaração dos princípios e compromissos da organização em relação à qualidade;
- Estrutura Organizacional: Descrição das responsabilidades e funções de cada unidade ou departamento dentro do SGQ;
- Processos Chave: Identificação dos principais processos que compõem o SGQ, com uma visão geral de como eles são geridos;
- Metodologias e Ferramentas: Explicação das metodologias e ferramentas utilizadas para garantir a qualidade, como auditorias internas, controle de documentos e gestão de não conformidades.
Manuais:
- Manual de Gestão da Qualidade
- Manual de Auditoria Interna da Gestão da Qualidade
- Manual de Gestão de Ocorrências do SGQ
Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
Os POPs são documentos que fornecem instruções detalhadas e específicas sobre como realizar tarefas ou atividades dentro do SGQ. Eles descrevem passo a passo as operações a serem seguidas para garantir que cada tarefa seja executada de forma consistente e conforme os padrões de qualidade estabelecidos. O objetivo dos POPs é padronizar a execução das tarefas, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de maneira uniforme, eficiente e conforme as normas de qualidade. Isso ajuda a minimizar erros, aumentar a produtividade e assegurar a conformidade com os requisitos regulatórios.
Conteúdo Típico de um POP:
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Serviço:
- Identifica o serviço ou a atividade específica que o POP abrange. Pode incluir o nome do serviço e uma breve descrição de sua natureza.
- Exemplo: "Protocolo de Documentos Judiciais"
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Objetivo:
- Define o propósito do POP, explicando o que se pretende alcançar com a padronização do procedimento.
- Exemplo: "Garantir a uniformidade e eficiência no protocolo de documentos judiciais, assegurando que todos os procedimentos sejam realizados de acordo com as normas estabelecidas."
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Unidade Responsável:
- Especifica a unidade ou departamento responsável pela execução e manutenção do POP.
- Exemplo: "Gestão Documental"
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Siglas:
- Lista as siglas utilizadas no POP, junto com seus significados, para garantir a clareza e a compreensão do documento.
- Exemplo: "Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ou Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO)"
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Normativa:
- Referencia as normas, regulamentos ou diretrizes que fundamentam e orientam a execução do procedimento descrito no POP.
- Exemplo: "Resolução nº xxx/202x - Normas para o Protocolo de Documentos Judiciais"
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Descrição do Procedimento:
- Detalha passo a passo como o procedimento deve ser realizado, incluindo as atividades, responsáveis, prazos, e qualquer outro detalhe relevante para a correta execução do serviço.
- Exemplo:
- Recebimento do Documento: Verificar a conformidade com os requisitos básicos;
- Registro no Sistema: Inserir os dados no sistema de gestão documental;
- Encaminhamento: Direcionar o documento para a unidade competente;
- Arquivamento: Digitalizar e arquivar o documento conforme os padrões estabelecidos.
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Gestor do Processo:
- Indica o responsável pelo monitoramento e atualização do POP, assegurando que o procedimento seja seguido corretamente e revisado conforme necessário.
- Exemplo: "Coordenador de Gestão Documental"
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Sistemas Utilizados:
- Descrição: Lista os sistemas de informação e ferramentas tecnológicas que são necessários para a execução do procedimento.
- Exemplo: "Sistema de Gestão Documental (SGD), Processo Administrativo Digital (PROAD) ou Processo Judicial Digital (Projudi)"
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Anexos:
- Inclui documentos complementares que auxiliam na compreensão e execução do POP:
- Fluxo de Processo (AS IS ou TO BE): Diagrama que representa o processo atual (AS IS) ou o processo desejado (TO BE);
- Metodologia de Trabalho: Detalhamento das técnicas e práticas recomendadas para a execução do procedimento;
- Manual de Procedimentos: Guia detalhado que acompanha o POP e oferece uma visão mais completa dos procedimentos envolvidos.
- Exemplo: "Anexo 1: Fluxograma do Processo de Protocolo de Documentos"
- Inclui documentos complementares que auxiliam na compreensão e execução do POP:
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Validação:
- Inclui a data de aprovação do POP e a assinatura do responsável pela validação, confirmando que o procedimento está correto e pronto para ser implementado;
- Exemplo: "Aprovado em 10/08/2023 pelo Comitê de Gestão da Qualidade (Comitê SGQ)".
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A Diretoria de Planejamento e Inovação (DPI) e a Coordenadoria de Acompanhamento e Controle desenvolveram um modelo básico (template) de Procedimento Operacional Padrão (POP), que pode ser adaptado conforme as necessidades específicas do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO).
Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) relacionados ao SGQ (Escopo: Aquisição de bens móveis de uso permanente e materiais de consumo geridos pela Divisão de Material e Patrimônio)
POP SGQ Gerir Aquisições - Elaboração do DODPOP SGQ Gerir Aquisições - Elaboração do TR
POP SGQ Gerir Aquisições - Elaboração do ETP
POP SGQ Gerir Aquisições - Gestão de Fornecedores
