A Gestão de Ocorrências no Sistema de Gestão da Qualidade do Tribunal de Justiça do Estado de Goiás (TJGO) visa garantir a padronização na tratativa de ações corretivas, preventivas e de melhoria assegurando que que os produtos não conformes sejam identificados, controlados e tratados adequadamente a partir de iniciativas de melhoria que consistem em ações corretivas para eliminar as causas, com vistas a evitar reincidências. Assim, as ações corretivas são proporcionais aos efeitos das Não Conformidades detectadas, conforme metodologia determinada pelo Manual de Gestão de Ocorrências do SGQ.

Definições Iniciais:

• Produto Não Conforme: É o resultado insatisfatório de um processo, ou seja, quando um processo não atende aos requisitos ou à documentação prevista no Sistema de Gestão da Qualidade.
• Oportunidade de Melhoria: Refere-se à identificação de possíveis aperfeiçoamentos em processos organizacionais existentes.

Relato e Registro de Ocorrências:

• As não conformidades e oportunidades de melhoria são relatadas e registradas no formulário de Gestão de Ocorrências, onde são descritas as ações necessárias para tratar a ocorrência identificada.
• Podem ser estabelecidas ações de correção e/ou ações corretivas para corrigir as não conformidades, bem como ações de melhoria para desenvolver as oportunidades de melhoria.

Origem das Ocorrências:

• A identificação de ocorrências (não conformidades ou oportunidades de melhoria) pode ser reportada por qualquer colaborador, em qualquer área do TJGO, e também por agentes externos (partes interessadas). No entanto, o registro dessas ocorrências em planilha eletrônica deve ser restrito ao Comitê de Gestão da Qualidade.
• Nota: O Comitê de Gestão da Qualidade pode registrar uma ocorrência com base em relatos de não conformidades ou oportunidades de melhoria fornecidos pelos responsáveis.

Fontes de Não Conformidades:

• Reclamações de Clientes Externos e Internos: Reclamações recebidas pela Ouvidoria, relacionadas a serviços ou produtos, devem ser investigadas e tratadas como não conformidades.
• Auditorias Internas ou Externas: Resultados de auditorias internas ou externas que identifiquem não conformidades.
• Reuniões de Análise da Estratégia (RAE): Saídas e decisões resultantes das Reuniões de Análise da Estratégia.

Função do Comitê de Gestão da Qualidade:

• O Comitê de Gestão da Qualidade atua como facilitador, oferecendo suporte à área responsável na apuração da causa raiz, na correção, e na implementação de ações corretivas e de melhorias eficazes.
• O Comitê também é responsável por controlar todas as ocorrências, sejam elas não conformidades ou oportunidades de melhoria, dentro da organização.

Fluxo de processo do Gerenciamento de Não Conformidades:

As ações voltadas à correção de Não Conformidade identificada são preenchidas com um breve relato das ações imediatas que são tomadas para eliminar o resultado indesejado que a não conformidade gerou. As ações imediatas são importantes, pois, quando aplicáveis, poderão ser tomadas para reduzir os efeitos da não conformidade, merecendo registro em formulário eletrônico de Ocorrência. Esse processo de gestão de ocorrências é essencial para garantir que o TJGO mantenha a conformidade com os padrões de qualidade e continue a melhorar seus processos de maneira sistemática e eficaz.