A Unidade de Gestão Documental – UGD, foi instituída por meio do Decreto Judiciário nº 713/2021 e integra a Secretaria-Geral da Presidência. A UGD tem por objetivo o planejamento, a elaboração e o acompanhamento das normas e procedimentos de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado de Goiás.

A Gestão de Documentos é definida pelo artigo 3º da Lei nº 8.159/91 (BRASIL, 1991), cujo conteúdo é parcialmente reproduzido pelo artigo 2º, inciso I, da Resolução CNJ nº 324/2020 da seguinte forma:

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2020a).

Sendo assim, compete à UGD a implementação da Gestão Documental no âmbito do TJGO, através da instituição de uma política arquivística que indique os instrumentos gerenciais e as técnicas para o tratamento de documentos, desde sua produção até a sua destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Dessa maneira, pretende-se oferecer informações à sociedade e preservar o patrimônio histórico e cultural do Poder Judiciário do Estado de Goiás, além de gerar economia com o descarte dos documentos não mais necessários.