Visando otimizar e modernizar a forma de acesso para anotações relativas aos registros documentais, possibilitando ainda a inclusão de vários eventos e interessados, a Diretoria de Tecnologia da Informação da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Goiás reformulou o antigo sistema, que passa a ser denominado Sistema de Anotações Documentais (SISAN). Segundo explicou o diretor de TI da CGJGO, Domingos Chaves, com essa reestruturação e a categorização das anotações será possível fazer buscas mais precisas. De janeiro deste ano até o presente momento, conforme relata Domingos, o número estimado de anotações é de 4,5 mil.
“Nossa intenção foi justamente dinamizar essa busca pelas anotações dos registros que contém temas relevantes para a atuação da CGJGO como histórico funcional, alterações da organização judiciária e do extrajudicial, dentre outros. Houve um aperfeiçoamento do sistema no que diz respeito a segurança de dados e ao controle de acesso, além de ter sido desenvolvido um perfil que permite a consulta das anotações para os usuários autorizados da Corregedoria”, frisou o diretor de TI da CGJGO.
Promoção e remoção
Domingos Chaves ressaltou que o novo sistema já está em funcionamento e está sob a supervisão do Setor de Gerenciamento e Estatística da DTI da Corregedoria. “Atualmente, são implementados relatórios para pesquisas das anotações dos magistrados que serão necessários, por exemplo, para os processos de promoção e remoção”, informou. A reformulação do sistema também atende a três importantes Metas do Plano de Gestão da Corregedoria para este Biênio (2019/2021): a de conscientização socioambiental (Meta 3), a que dispõe sobre ferramentas de aperfeiçoamento dos sistemas informatizados (Meta 10), e a de gestão de pessoas, processos e informações (Meta 8).
Quanto à Meta 3, o diretor de TI da CGJGO ressaltou que o SISAN teve como inovação, no sentido da conscientização ambiental, a implementação da tecnologia OCR (Optical Character Recognition) no sistema, o que tornou possível o reconhecimento de caracteres sem um arquivo ainda que ele tenha sido anexado como documento não pesquisável. “O usuário encaminha o documento PDF para a Divisão de Estatística para ser anotado, porém, ele é gerado sem a possibilidade de pesquisa textual. Para torná-lo pesquisável era preciso imprimir o documento e escaneá-lo. Com a nova versão, o próprio SISAN indexa o documento reconhecendo todo o conteúdo textual e tornando a anotação 100% pesquisável. Dessa forma, com essa tecnologia agregada ao sistema, torna-se desnecessária a impressão e o reescaneamento do documento, o que, além de otimizar os trabalhos, gera uma economia de papel, de suprimentos de impressão e de energia”, pontuou.
Anteriormente, de acordo com os dados fornecidos pela Divisão de Estatística da CGJGO, em apenas um mês chegava-se a gastar mais de 30 resmas de papel A4 (mesmo com as impressões sendo realizadas frente e verso), chegando a um total de 360 resmas a ano. “Em um quantitativo ainda mais sintetizado, podemos afirmar que com o novo sistema temos uma redução de mais de 18 mil folhas de papel sulfite A4”, enfatizou Domingos. (Texto: Myrelle Motta - Diretora de Comunicação da Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Goiás)
